База знаний Активистов ПМ-ПУ

Эта страница только для чтения. Вы можете посмотреть её исходный текст, но не можете его изменить. Сообщите администратору, если считаете, что это неправильно.
====== Trello студсовета ======

Вероятно, если вы впервые зашли на Trello доску СС, то увиденное вас немного шокировало. С непривычки доска выглядит монструозной и совершенно не вызывает никакого желания разобраться, что там происходит. 

Ниже неполный список причин из-за которых Trello похожа на огромную свалку:

  - отсутствуют общие принципы работы с доской;
  - доска очень давно не расчищалась;
  - там действительно очень много информации;

Эта страничка -- попытка с одной стороны прописать общие принципы работы с доской, а с другой объяснить структуру внутреннего устройства системы. Но прежде чем перейти к основному содержанию заметки давайте я отвечу на один важный вопрос

===== Зачем нам вообще Trello? =====

Обобщая опыт работы в ЛСС и БСС, я могу выделить ряд типовых проблем с которыми сталкиваются все студсоветы. В частности, этими проблемы свойственны и Студсовету ПМ-ПУ. 

=== Отсутствие памяти по долгосрочным вопросам ===
Некоторые вопрос не решаются очень-очень долго, например: 
  * ремонт дискозала в 20-ых общежитиях;
  * принятие Порядка учёта мнения Студсовета;
  * открытие дополнительного КПП в сторону Ленты и пр. 

Это приводит к тому, что новые поколения активистов не знают или не помнятт, что ранее уже было сделано для решения этого вопроса: какие попытки и зачем предпринимались предшественниками, с какими преградами они сталкивались, что отвечала администрация и т.д. 

Такое положение дел приводит к тому, что администрация может просто водить нас по кругу. Особенно остро эта проблема проявляется в Студсовете СПбГУ. 

Одна из разновидностей этой проблемы состоит в следующем. Мы задали какой-то вопрос администрации, а потом в потоке других дел забыли, что нам должны ответить, а должностное лицо заб(ы|и)ло.
    
=== Контроль за выполнение поручений ===

Мы часто проёбываем и/или затягиваем выполнение каких-либо дел. Вот несколько типичных сценариев, как это происходит:

  * обсудили проблему, но не поставили конкретной задачи, не назначили конкретного ответственного и не определились с дедлайнами;
  * обсудили проблему, чётко сформулировали задачу, назначили ответственного и дедлайны, а потом просто позабыли об этом;
  * забыли проконтролировать поставленную задачу, а ответственный за выполнение тихонечко слился;
  * ответственный просто забыл о задаче, т.к. помимо неё у него ещё 10 других задач и постоянно появляются новые задачи и идеи.

=== Неравномерное распределение задач между активистами === 
Кто-то (почти) ничего не делает, а кто-то загружен разнообразными задачами по самое не хочу. При этом, никто не обладает всей полнотой информации о том, у кого какие задачи сейчас. 

Общая неорганизованность внутренних рабочих процессов видится мне важной причиной обозначенных проблем. Использование Trello позволит нам организовать и систематизировать внутреннюю работу.

Кроме того, Trello -- это один из стандартных инструментов для организации командной работы. Таким образом работая с Trello в Студсовете ты делаешь вклад в своё личное развитие, прокачивая свои навыки (работа в Trello, автоматизация действий, написание скриптов для Trello) и личностные качества (умение работать в команде, организованность, дисциплинированность) скилы.

===== Как устроена Trello доска Студсовета ПМ-ПУ =====

Доска Студсовета состоит из  нескольких **списков**. Я заштриховал их на рисунке ниже.
{{ :instructions:trello_etiquette:trello1.png?nolink& |}}

Сейчас этих списков 14 штук. И это слишком много. Думаю, что некоторые из них надо убрать на отдельную Справочную доску. Но это позже, а пока расскажу о самых главных __пяти списках__. 

==== Списки и карточки ====

=== Список INBOX ===
Входная дверь нашей системы. В этот попадает большинство новых карточек. Например, когда появилась какая-то идея, что может сделать СС. Или проект, который надо обсудить. Или ещё что-то, что вы хотите добавить в Trello, но не знаете куда конкретно это положить.

=== Проекты Студсовета и Проекты УНК(СНО) ===

Списки, где записаны все проекты, которыми мы сейчас занимаемся.

На картинке ниже примеры проектов УНК и Студсовета, которые уже есть в системе.
{{ :instructions:trello_etiquette:trello2.png?nolink&|}}

В рамках нашей системы:\\
**Проект**  -- любое дело, которое состоит из более чем одной задачи.\\
**Задача** -- конкретное действие которое может выполнить один человек за один присест. 

Понятно, что деление довольно условное и некоторые дела можно рассматривать одновременно и как проект, и как задачу. Не стоит особо над этим запариваться.

Для наглядности, приведу такой пример:

Создать базу знаний Студсовета ПМ-ПУ -- это типичный проект, т.к. в нём очевидно будет очень много задач, которые могут выполнять разные люди.

Задачи внутри этого проекта могут быть, например, такие: 
  * выбрать движок для сайта
  * купить домен
  * написать заметку про Историю Студсовета ПМ-ПУ
С другой стороны, эти задачи можно было бы назвать проектами и внутри них выделить ещё более мелкие задачи.

Кстати, обратите внимание, что все списки состоят из **карточек**. 
При работе с карточками важно придерживаться одного простого правила: **Один проект(задача) -- одна карточка.**


=== Список следующих дел и В работе ===

Сейчас это дублирующие списки. От одного из них предлагаю избавиться. В этих списках в идеале должны храниться карточки с отдельными задачами, которые сейчас находятся в работе.

Основные правила работы с карточками-задачами:

  * Название карточки-задачи -- краткая формулировка задачи, содержащая глагол. Желательно, чтобы по названию было сразу понятно, что надо сделать.
  * У каждой карточки-задачи должен быть ответственный человек, т.е. тот, кто эту задачу выполняет.
  * Желательно, чтобы у каждой карточки-задачи был указан срок к которому эта задача должна быть сделана.

В описании карточки можно подробнее расписать задачу для ответственного. В карточку можно и нужно добавлять всякие материалы появляющиеся при выполнения задачи. В комментарии к карточке стоит описывать свой прогресс по выполнению задачи. Не надо писать каждый чих, помечайте только основные моменты.

=== Список Решено ===

Список, куда попадают карточки завершённых задач и проектов.
 
Правило одно: **выполнил задачу -- перенеси карточку в список Решено.**

=== Лист ожидания ===

В этот список попадают карточки-задачи, которые завязаны на других людей и внешние процессы. 

Правила работы с листом ожидания:
  - когда добавляешь сюда карточку, добавь в её название сегодняшнюю дату. Так сразу будет видно с какого момента мы находимся в режиме ожидания.
  - когда внешний процесс завершён, карточка уходит в список Решено. Иногда, если требуются новые действия от нас, можно поместить её обратно в список В работе или создать там новую карточку. Помним главное правило: одна карточка -- одна задача.

Например, надо нам получить канцелярку для нужд СС. Мы создали карточку "Отправить ТВ письмо со списком канцелярки для СС", назначили её Саше с дедлайном 28 ноября. Получилась вот такая карточка:
{{ :instructions:trello_etiquette:trello3.png?nolink& |}}

Саша, допустим, 27 ноября составил список канцелярки и отправил письмо ТВ. В этот момент карточка "подвисает". Мы всё от нас зависящее сделали, но дело ещё не выполнено. Поэтому Саша изменяет название карточки на "Отправить ТВ письмо со списком канцелярки для СС (27.11.22)" и переносит её в Список Лист ожидания. Дополнительно, чтобы себе напомнить он сдвигает дедлайн по задаче на 10 декабря. Получается вот такая карточка:
{{ :instructions:trello_etiquette:trello4.png?nolink& | }}


Теперь, если ТВ долго не будет отвечать, то Саше придёт оповещение 10 декабря и он ей напомнит об этом в вк или повторным письмом. 

Но, допустим, Саша приболел/забыл/пропустил оповещение из-за сессии. Тогда на ближайшем заседании Костя/Настя может посмотреть список и обратить внимание, что мы ждём ответ от ТВ с 27 ноября. И пора бы уже напомнить ТВ про эту просьбу. Вуаля, задача не проёбана!

Кроме того, в конце заседания Костя может открыть список следующих дел и продвигаясь по карточкам спрашивать присутствующих почему не сделана та или иная задача. И не надо сидеть и вспоминать, кому и что было поручено.
С другой стороны, если все всё сделали, то можно пройтись по списку проектов и назначить новые задачи всем активистам. 

==== Жизненный цикл карточек в системе ====

На рисунке изображён жизненный цикл карточек в системе.
{{ :instructions:trello_etiquette:trello5.png?nolink |}}

Сначала карточка попадает в список INBOX. Потом, если это проект, мы его формулируем более чётко, описываем чего хотим задачи, продумываем какие задачи надо будет сделать в этом проекте. Задачи можно записать тут же в чек-листе.

Потом для первой задачи создаём карточку в списке В работе. Назначаем ответственного и дедлайн. Ответственный выполняет задачу. Возможно, карточка попадёт в Лист ожидания на какое-то время.

Когда задача сделана, карточка отправляется в список Решено.
Когда сделаны все задачи по проекту и проект завершён, то карточка проекта переносится в список Решено. Можно поставить ей метку Проект, чтобы потом было просто посмотреть, какие проекты мы сделали.

==== Полезные трюки при работе с Trello ==== 

=== Горячие клавиши ===

  * **q** --- оставить на доске только те карточки, к которым вы прикреплены. Повторное нажатие возвращает все карточки обратно.

Навести курсор на карточку и нажать:
^ Клавиша ^ Результат ^
|  **Пробел**  | прикрепить/открепить себя к/от карточки |
|  **m**  | добавить других участников к карточке | 
|  **d**  | добавить к карточке срок |
|  **с**  | заархивировать карточку |
|  **l**  | выбрать метку для добавления |
|  **0 -- 9**  | добавляет/убирает одну из меток, например, Прояснить, УНК, Проект и пр. |


Т.к. чаще всего общение и обсуждение происходит ВКонтакте в наших основных диалогах добавлен бот, который распознаёт команды, позволяющие не выходя из ВК создать карточку в Trello.


Чтобы добавить карточку-задачу в Список следующих дел --- команда **!задача**
^ Синтаксис ^ Пример ^
|''!задача\\
ИМЯ ИСПОЛНИТЕЛЯ (необязательно)\\
Название задачи (можно несколько строк)\\
-\\
Описание задачи (можно несколько строк, а можно вообще не писать)
''| ''!задача\\
Настя\\
Написать мужику из Huawei\\
-\\
Задача для ВКР от компании.
- простые, условно, тестовые;
- реальные;''| 

Результат:
{{ :instructions:trello_etiquette:trello7.png?nolink |}}


Чтобы добавить карточку в список INBOX --- команда **!идея**.
^ Синтаксис ^ Пример ^
|''!идея\\
Краткая формулировка идеи (можно несколько строк)\\
-\\
Описание идеи (можно несколько строк, а можно вообще не писать)
''| ''!идея\\
Научпоп лекция от преподов МКН\\
-\\
Витя хотел заоргать. Пока отложили до сентября.
''|

Результат:
{{ :instructions:trello_etiquette:trello6.png?nolink |}}

 
==== Итог ==== 

  - дела делаются;
  - у нас всё под контролем и ничего не проёбывается;
  - все знают, что им надо делать;
  - все знают, что делают другие;
  - у нас есть список того, что мы сделали за последний месяц, семестр, год, созыв студсовета.