Различия

Показаны различия между двумя версиями страницы.

--- instructions:trello_etiquette [2022/11/27 04:32] – создано sciapmath
+++ instructions:trello_etiquette [2022/11/30 02:26] (текущий) – sciapmath
@@ Строка 1: / Строка 1: @@
 ====== Trello студсовета ======
-Вероятно, если вы впервые зашли на Трелло доску СС, то увиденное вас немного шокировало. С непривычки доска выглядит монструозно и совершенно не вызывает никакого желания разобраться, что там происходит.
+Вероятно, если вы впервые зашли на Trello доску СС, то увиденное вас немного шокировало. С непривычки доска выглядит монструозной и совершенно не вызывает никакого желания разобраться, что там происходит.
-Вот, скорее всего неполный список причин из-за которых трелло выглядит огромной свалкой:
+Ниже неполный список причин из-за которых Trello похожа на огромную свалку:
   - отсутствуют общие принципы работы с доской;
@@ Строка 9: / Строка 9: @@
   - там действительно очень много информации;
-Эта страничка позволит с одной стороны задаёт общие принципы работы с доской, а с другой объясняет структуру того, как устроена система. Но прежде чем перейти к описанию, необходимо ответить на важный вопрос
+Эта страничка -- попытка с одной стороны прописать общие принципы работы с доской, а с другой объяснить структуру внутреннего устройства системы. Но прежде чем перейти к основному содержанию заметки давайте я отвечу на один важный вопрос
 ===== Зачем нам вообще Trello? =====
-Есть ряд типовых проблем с которыми сталкиваются все студсоветы, в том числе студсовет ПМ-ПУ. Ниже некоторые из них:
+Обобщая опыт работы в ЛСС и БСС, я могу выделить ряд типовых проблем с которыми сталкиваются все студсоветы. В частности, этими проблемы свойственны и Студсовету ПМ-ПУ.
-=== Отсутствие памяти по долгосрочным вопросам. ===
+=== Отсутствие памяти по долгосрочным вопросам ===
-Некоторые вопрос тянутся не решаются очень-очень долго, например, принятие Порядка учёта мнения Студсовета, или Ремонт дискозала в 20-ых общежитиях, или Открытие дополнительного КПП в сторону Ленты и пр. В итоге новые активисты не знают, какие попытки и зачем предпринимали их предшественники, на какие преграды наткнулись, какие ответы получили и пр.
+Некоторые вопрос не решаются очень-очень долго, например:
+  * ремонт дискозала в 20-ых общежитиях;
+  * принятие Порядка учёта мнения Студсовета;
+  * открытие дополнительного КПП в сторону Ленты и пр.
+Это приводит к тому, что новые поколения активистов не знают или не помнятт, что ранее уже было сделано для решения этого вопроса: какие попытки и зачем предпринимались предшественниками, с какими преградами они сталкивались, что отвечала администрация и т.д.
+Такое положение дел приводит к тому, что администрация может просто водить нас по кругу. Особенно остро эта проблема проявляется в Студсовете СПбГУ.
+Одна из разновидностей этой проблемы состоит в следующем. Мы задали какой-то вопрос администрации, а потом в потоке других дел забыли, что нам должны ответить, а должностное лицо заб(ы|и)ло.
-=== Контроль за выполнение поручений. ===
+=== Контроль за выполнение поручений ===
-Многие дела не делаются по одному из следующих сценариев:
-  * обсудили задачу, но не назначили конкретного ответственного или сроки;
+Мы часто проёбываем и/или затягиваем выполнение каких-либо дел. Вот несколько типичных сценариев, как это происходит:
-  * обсудили, чётко сформулировали задачу, назначили ответственного и дедлайны, а потом просто забыли, что это надо было сделать;
-  * назначили ответственного и дедлайны, но мы забыли проконтролировать, а он просто слился;
+  * обсудили проблему, но не поставили конкретной задачи, не назначили конкретного ответственного и не определились с дедлайнами;
-  * одна из подзадач была в том, чтобы спросить что-то у админы. А потом в потоке дел забыли, что нам должны ответить, а должностное лицо забыло/забило;
+  * обсудили проблему, чётко сформулировали задачу, назначили ответственного и дедлайны, а потом просто позабыли об этом;
-  * ответственный просто забыл о задаче, т.к. помимо неё у него ещё 10 других задач и постоянно сыпятся новые задачи.
+  * забыли проконтролировать поставленную задачу, а ответственный за выполнение тихонечко слился;
+  * ответственный просто забыл о задаче, т.к. помимо неё у него ещё 10 других задач и постоянно появляются новые задачи и идеи.
 === Неравномерное распределение задач между активистами ===
-Кто-то (почти) ничего не делает, а кто-то загружен по самое не хочу.
+Кто-то (почти) ничего не делает, а кто-то загружен разнообразными задачами по самое не хочу. При этом, никто не обладает всей полнотой информации о том, у кого какие задачи сейчас.
+Общая неорганизованность внутренних рабочих процессов видится мне важной причиной обозначенных проблем. Использование Trello позволит нам организовать и систематизировать внутреннюю работу.
-Представляется, что ведение внутренней организационной системы в Трелло позволит решить все три проблемы. Кроме того, Трелло это одна из стандартных система организации командной работы. Т.е. работая с Трелло в Студсовете ты делаешь вклад в своё личное развитие, прокачивая hard (работа в Трелло, автоматизация действий, написание скриптов) и soft (умение работать в команде, организованность, дисциплинированность) скилы.
+Кроме того, Trello -- это один из стандартных инструментов для организации командной работы. Таким образом работая с Trello в Студсовете ты делаешь вклад в своё личное развитие, прокачивая свои навыки (работа в Trello, автоматизация действий, написание скриптов для Trello) и личностные качества (умение работать в команде, организованность, дисциплинированность) скилы.
-===== Как устроена Trello Студсовета =====
+===== Как устроена Trello доска Студсовета ПМ-ПУ =====
 Доска Студсовета состоит из  нескольких **списков**. Я заштриховал их на рисунке ниже.
 {{ :instructions:trello_etiquette:trello1.png?nolink& |}}
-Сейчас этих списков 14 штук. И это очень много, думаю часть их них надо убрать на отдельную справочную доску. Но это позже, а пока расскажу о самых главных __пяти списках__.
+Сейчас этих списков 14 штук. И это слишком много. Думаю, что некоторые из них надо убрать на отдельную Справочную доску. Но это позже, а пока расскажу о самых главных __пяти списках__.
+==== Списки и карточки ====
 === Список INBOX ===
-Входная дверь нашей системы. В этот попадает большинство новых карточек. Например, когда появилась какая-то идея, что можно сделать СС. Или проект, который надо обсудить. Или ещё что-то, что вы хотите добавить в Трелло, но не знаете куда конкретно это положить.
+Входная дверь нашей системы. В этот попадает большинство новых карточек. Например, когда появилась какая-то идея, что может сделать СС. Или проект, который надо обсудить. Или ещё что-то, что вы хотите добавить в Trello, но не знаете куда конкретно это положить.
 === Проекты Студсовета и Проекты УНК(СНО) ===
-Это два списка, где записаны все проекты, которыми мы сейчас занимаемся.
+Списки, где записаны все проекты, которыми мы сейчас занимаемся.
-**Проект** (в рамках нашей системы) -- любое дело, которое состоит из более чем одной задачи.\\
+На картинке ниже примеры проектов УНК и Студсовета, которые уже есть в системе.
+{{ :instructions:trello_etiquette:trello2.png?nolink&|}}
+В рамках нашей системы:\\
+**Проект**  -- любое дело, которое состоит из более чем одной задачи.\\
 **Задача** -- конкретное действие которое может выполнить один человек за один присест.
-Понятно, что это деление довольно условное и некоторые дела можно рассматривать одновременно и как проект и как задачу. Не стоит особо над этим запариваться.
+Понятно, что деление довольно условное и некоторые дела можно рассматривать одновременно и как проект, и как задачу. Не стоит особо над этим запариваться.
 Для наглядности, приведу такой пример:
@@ Строка 59: / Строка 76: @@
   * купить домен
   * написать заметку про Историю Студсовета ПМ-ПУ
+С другой стороны, эти задачи можно было бы назвать проектами и внутри них выделить ещё более мелкие задачи.
-С другой стороны, эти задачи можно было бы назвать проектами и внутри их выделять задачи.
+Кстати, обратите внимание, что все списки состоят из **карточек**.
+При работе с карточками важно придерживаться одного простого правила: **Один проект(задача) -- одна карточка.**
-Типичная задача: Отправить файл с вопросами от студентов А.Ю. Утешеву
-На картинке ниже примеры проектов УНК и Студсовета, которые уже есть в системе.
-{{ :instructions:trello_etiquette:trello2.png?nolink&|}}
-Кстати, обратите внимание, что все списки состоят из **карточек**. Тут правило простое: Один проект(задача) -- одна карточка.
 === Список следующих дел и В работе ===
-Это дублирующие списки. От одного из них надо избавиться. В этих списках в идеале должны храниться карточки с отдельными задачами, которые сейчас находятся в работе.
+Сейчас это дублирующие списки. От одного из них предлагаю избавиться. В этих списках в идеале должны храниться карточки с отдельными задачами, которые сейчас находятся в работе.
 Основные правила работы с карточками-задачами:
-  - Название карточки-задачи -- краткая формулировка задачи, содержащая глагол. Желательно, чтобы по названию было сразу понятно, что надо сделать.
+  * Название карточки-задачи -- краткая формулировка задачи, содержащая глагол. Желательно, чтобы по названию было сразу понятно, что надо сделать.
-  - У каждой карточки-задачи должен быть ответственный человек, т.е. тот, кто эту задачу выполняет.
+  * У каждой карточки-задачи должен быть ответственный человек, т.е. тот, кто эту задачу выполняет.
-  - Желательно, чтобы у каждой карточки-задачи был указан срок к которому эта задача должна быть сделана.
+  * Желательно, чтобы у каждой карточки-задачи был указан срок к которому эта задача должна быть сделана.
-В описании карточки можно чуть подробнее расписать задачу для ответственного. В карточку можно и нужно добавлять всякие материалы для выполнения задачи. В комментарии стоит описывать свой прогресс по выполнению задачи. Не надо писать каждый чих, помечайте только основные моменты.
+В описании карточки можно подробнее расписать задачу для ответственного. В карточку можно и нужно добавлять всякие материалы появляющиеся при выполнения задачи. В комментарии к карточке стоит описывать свой прогресс по выполнению задачи. Не надо писать каждый чих, помечайте только основные моменты.
-Когда задача выполнена карточку надо переместить в
 === Список Решено ===
-Список, куда попадают карточки завершённых задач.
+Список, куда попадают карточки завершённых задач и проектов.
-Правило одно: выполнил задачу -- перенеси карточку в список Решено.
+Правило одно: **выполнил задачу -- перенеси карточку в список Решено.**
 === Лист ожидания ===
@@ Строка 94: / Строка 106: @@
 Правила работы с листом ожидания:
   - когда добавляешь сюда карточку, добавь в её название сегодняшнюю дату. Так сразу будет видно с какого момента мы находимся в режиме ожидания.
+  - когда внешний процесс завершён, карточка уходит в список Решено. Иногда, если требуются новые действия от нас, можно поместить её обратно в список В работе или создать там новую карточку. Помним главное правило: одна карточка -- одна задача.
 Например, надо нам получить канцелярку для нужд СС. Мы создали карточку "Отправить ТВ письмо со списком канцелярки для СС", назначили её Саше с дедлайном 28 ноября. Получилась вот такая карточка:
- {{ :instructions:trello_etiquette:trello3.png?nolink&|}}
+{{ :instructions:trello_etiquette:trello3.png?nolink& |}}
 Саша, допустим, 27 ноября составил список канцелярки и отправил письмо ТВ. В этот момент карточка "подвисает". Мы всё от нас зависящее сделали, но дело ещё не выполнено. Поэтому Саша изменяет название карточки на "Отправить ТВ письмо со списком канцелярки для СС (27.11.22)" и переносит её в Список Лист ожидания. Дополнительно, чтобы себе напомнить он сдвигает дедлайн по задаче на 10 декабря. Получается вот такая карточка:
+{{ :instructions:trello_etiquette:trello4.png?nolink& | }}
+Теперь, если ТВ долго не будет отвечать, то Саше придёт оповещение 10 декабря и он ей напомнит об этом в вк или повторным письмом.
+Но, допустим, Саша приболел/забыл/пропустил оповещение из-за сессии. Тогда на ближайшем заседании Костя/Настя может посмотреть список и обратить внимание, что мы ждём ответ от ТВ с 27 ноября. И пора бы уже напомнить ТВ про эту просьбу. Вуаля, задача не проёбана!
+Кроме того, в конце заседания Костя может открыть список следующих дел и продвигаясь по карточкам спрашивать присутствующих почему не сделана та или иная задача. И не надо сидеть и вспоминать, кому и что было поручено.
+С другой стороны, если все всё сделали, то можно пройтись по списку проектов и назначить новые задачи всем активистам.
+==== Жизненный цикл карточек в системе ====
+На рисунке изображён жизненный цикл карточек в системе.
+{{ :instructions:trello_etiquette:trello5.png?nolink |}}
+Сначала карточка попадает в список INBOX. Потом, если это проект, мы его формулируем более чётко, описываем чего хотим задачи, продумываем какие задачи надо будет сделать в этом проекте. Задачи можно записать тут же в чек-листе.
+Потом для первой задачи создаём карточку в списке В работе. Назначаем ответственного и дедлайн. Ответственный выполняет задачу. Возможно, карточка попадёт в Лист ожидания на какое-то время.
+Когда задача сделана, карточка отправляется в список Решено.
+Когда сделаны все задачи по проекту и проект завершён, то карточка проекта переносится в список Решено. Можно поставить ей метку Проект, чтобы потом было просто посмотреть, какие проекты мы сделали.
+==== Полезные трюки при работе с Trello ====
+=== Горячие клавиши ===
+  * **q** --- оставить на доске только те карточки, к которым вы прикреплены. Повторное нажатие возвращает все карточки обратно.
+Навести курсор на карточку и нажать:
+^ Клавиша ^ Результат ^
+|  **Пробел**  | прикрепить/открепить себя к/от карточки |
+|  **m**  | добавить других участников к карточке |
+|  **d**  | добавить к карточке срок |
+|  **с**  | заархивировать карточку |
+|  **l**  | выбрать метку для добавления |
+|  **0 -- 9**  | добавляет/убирает одну из меток, например, Прояснить, УНК, Проект и пр. |
+Т.к. чаще всего общение и обсуждение происходит ВКонтакте в наших основных диалогах добавлен бот, который распознаёт команды, позволяющие не выходя из ВК создать карточку в Trello.
-{{ :instructions:trello_etiquette:trello4.png?nolink& |}}
+Чтобы добавить карточку-задачу в Список следующих дел --- команда **!задача**
+^ Синтаксис ^ Пример ^
+|''!задача\\
+ИМЯ ИСПОЛНИТЕЛЯ (необязательно)\\
+Название задачи (можно несколько строк)\\
+-\\
+Описание задачи (можно несколько строк, а можно вообще не писать)
+''| ''!задача\\
+Настя\\
+Написать мужику из Huawei\\
+-\\
+Задача для ВКР от компании.
+- простые, условно, тестовые;
+- реальные;''|
-Теперь, если ТВ долго не будет отвечать, то Саше придёт оповещение 10 декабря, и он ей напомнит об этом в вк или повторным письмом.
+Результат:
+{{ :instructions:trello_etiquette:trello7.png?nolink |}}
-Но, допустим, Саша приболел/забыл/пропустил. Тогда на ближайшем заседании может посмотреть список и обратить внимание, что мы ждём ответ с 27 ноября. Надо бы напомнить ТВ про эту просьбу. Вуаля, задача не проёбана!
-Кроме того, в конце заседания Костя может открыть список следующих дел и продвигаясь по карточкам спрашивать присутствующих почему не сделана та или иная задача.
+Чтобы добавить карточку в список INBOX --- команда **!идея**.
+^ Синтаксис ^ Пример ^
+|''!идея\\
+Краткая формулировка идеи (можно несколько строк)\\
+-\\
+Описание идеи (можно несколько строк, а можно вообще не писать)
+''| ''!идея\\
+Научпоп лекция от преподов МКН\\
+-\\
+Витя хотел заоргать. Пока отложили до сентября.
+''|
+Результат:
+{{ :instructions:trello_etiquette:trello6.png?nolink |}}
+==== Итог ====
+  - дела делаются;
+  - у нас всё под контролем и ничего не проёбывается;
+  - все знают, что им надо делать;
+  - все знают, что делают другие;
+  - у нас есть список того, что мы сделали за последний месяц, семестр, год, созыв студсовета.