Вероятно, если вы впервые зашли на Trello доску СС, то увиденное вас немного шокировало. С непривычки доска выглядит монструозной и совершенно не вызывает никакого желания разобраться, что там происходит.

Ниже неполный список причин из-за которых Trello похожа на огромную свалку:

1. отсутствуют общие принципы работы с доской;
2. доска очень давно не расчищалась;
3. там действительно очень много информации;

Эта страничка – попытка с одной стороны прописать общие принципы работы с доской, а с другой объяснить структуру внутреннего устройства системы. Но прежде чем перейти к основному содержанию заметки давайте я отвечу на один важный вопрос

Обобщая опыт работы в ЛСС и БСС, я могу выделить ряд типовых проблем с которыми сталкиваются все студсоветы. В частности, этими проблемы свойственны и Студсовету ПМ-ПУ.

Некоторые вопрос не решаются очень-очень долго, например:

• ремонт дискозала в 20-ых общежитиях;
• принятие Порядка учёта мнения Студсовета;
• открытие дополнительного КПП в сторону Ленты и пр.

Это приводит к тому, что новые поколения активистов не знают или не помнятт, что ранее уже было сделано для решения этого вопроса: какие попытки и зачем предпринимались предшественниками, с какими преградами они сталкивались, что отвечала администрация и т.д.

Такое положение дел приводит к тому, что администрация может просто водить нас по кругу. Особенно остро эта проблема проявляется в Студсовете СПбГУ.

Одна из разновидностей этой проблемы состоит в следующем. Мы задали какой-то вопрос администрации, а потом в потоке других дел забыли, что нам должны ответить, а должностное лицо заб(ы|и)ло.

Мы часто проёбываем и/или затягиваем выполнение каких-либо дел. Вот несколько типичных сценариев, как это происходит:

• обсудили проблему, но не поставили конкретной задачи, не назначили конкретного ответственного и не определились с дедлайнами;
• обсудили проблему, чётко сформулировали задачу, назначили ответственного и дедлайны, а потом просто позабыли об этом;
• забыли проконтролировать поставленную задачу, а ответственный за выполнение тихонечко слился;
• ответственный просто забыл о задаче, т.к. помимо неё у него ещё 10 других задач и постоянно появляются новые задачи и идеи.

Кто-то (почти) ничего не делает, а кто-то загружен разнообразными задачами по самое не хочу. При этом, никто не обладает всей полнотой информации о том, у кого какие задачи сейчас.

Общая неорганизованность внутренних рабочих процессов видится мне важной причиной обозначенных проблем. Использование Trello позволит нам организовать и систематизировать внутреннюю работу.

Кроме того, Trello – это один из стандартных инструментов для организации командной работы. Таким образом работая с Trello в Студсовете ты делаешь вклад в своё личное развитие, прокачивая свои навыки (работа в Trello, автоматизация действий, написание скриптов для Trello) и личностные качества (умение работать в команде, организованность, дисциплинированность) скилы.

Доска Студсовета состоит из нескольких списков. Я заштриховал их на рисунке ниже.

Сейчас этих списков 14 штук. И это слишком много. Думаю, что некоторые из них надо убрать на отдельную Справочную доску. Но это позже, а пока расскажу о самых главных пяти списках.

Входная дверь нашей системы. В этот попадает большинство новых карточек. Например, когда появилась какая-то идея, что может сделать СС. Или проект, который надо обсудить. Или ещё что-то, что вы хотите добавить в Trello, но не знаете куда конкретно это положить.

Списки, где записаны все проекты, которыми мы сейчас занимаемся.

На картинке ниже примеры проектов УНК и Студсовета, которые уже есть в системе.

В рамках нашей системы:
Проект – любое дело, которое состоит из более чем одной задачи.
Задача – конкретное действие которое может выполнить один человек за один присест.

Понятно, что деление довольно условное и некоторые дела можно рассматривать одновременно и как проект, и как задачу. Не стоит особо над этим запариваться.

Для наглядности, приведу такой пример:

Создать базу знаний Студсовета ПМ-ПУ – это типичный проект, т.к. в нём очевидно будет очень много задач, которые могут выполнять разные люди.

Задачи внутри этого проекта могут быть, например, такие:

• выбрать движок для сайта
• купить домен
• написать заметку про Историю Студсовета ПМ-ПУ

С другой стороны, эти задачи можно было бы назвать проектами и внутри них выделить ещё более мелкие задачи.

Кстати, обратите внимание, что все списки состоят из карточек. При работе с карточками важно придерживаться одного простого правила: Один проект(задача) – одна карточка.

Сейчас это дублирующие списки. От одного из них предлагаю избавиться. В этих списках в идеале должны храниться карточки с отдельными задачами, которые сейчас находятся в работе.

Основные правила работы с карточками-задачами:

• Название карточки-задачи – краткая формулировка задачи, содержащая глагол. Желательно, чтобы по названию было сразу понятно, что надо сделать.
• У каждой карточки-задачи должен быть ответственный человек, т.е. тот, кто эту задачу выполняет.
• Желательно, чтобы у каждой карточки-задачи был указан срок к которому эта задача должна быть сделана.

В описании карточки можно подробнее расписать задачу для ответственного. В карточку можно и нужно добавлять всякие материалы появляющиеся при выполнения задачи. В комментарии к карточке стоит описывать свой прогресс по выполнению задачи. Не надо писать каждый чих, помечайте только основные моменты.

Список, куда попадают карточки завершённых задач и проектов.

Правило одно: выполнил задачу – перенеси карточку в список Решено.

В этот список попадают карточки-задачи, которые завязаны на других людей и внешние процессы.

Правила работы с листом ожидания:

1. когда добавляешь сюда карточку, добавь в её название сегодняшнюю дату. Так сразу будет видно с какого момента мы находимся в режиме ожидания.
2. когда внешний процесс завершён, карточка уходит в список Решено. Иногда, если требуются новые действия от нас, можно поместить её обратно в список В работе или создать там новую карточку. Помним главное правило: одна карточка – одна задача.

Например, надо нам получить канцелярку для нужд СС. Мы создали карточку «Отправить ТВ письмо со списком канцелярки для СС», назначили её Саше с дедлайном 28 ноября. Получилась вот такая карточка:

Саша, допустим, 27 ноября составил список канцелярки и отправил письмо ТВ. В этот момент карточка «подвисает». Мы всё от нас зависящее сделали, но дело ещё не выполнено. Поэтому Саша изменяет название карточки на «Отправить ТВ письмо со списком канцелярки для СС (27.11.22)» и переносит её в Список Лист ожидания. Дополнительно, чтобы себе напомнить он сдвигает дедлайн по задаче на 10 декабря. Получается вот такая карточка:

Теперь, если ТВ долго не будет отвечать, то Саше придёт оповещение 10 декабря и он ей напомнит об этом в вк или повторным письмом.

Но, допустим, Саша приболел/забыл/пропустил оповещение из-за сессии. Тогда на ближайшем заседании Костя/Настя может посмотреть список и обратить внимание, что мы ждём ответ от ТВ с 27 ноября. И пора бы уже напомнить ТВ про эту просьбу. Вуаля, задача не проёбана!

Кроме того, в конце заседания Костя может открыть список следующих дел и продвигаясь по карточкам спрашивать присутствующих почему не сделана та или иная задача. И не надо сидеть и вспоминать, кому и что было поручено. С другой стороны, если все всё сделали, то можно пройтись по списку проектов и назначить новые задачи всем активистам.

На рисунке изображён жизненный цикл карточек в системе.

Сначала карточка попадает в список INBOX. Потом, если это проект, мы его формулируем более чётко, описываем чего хотим задачи, продумываем какие задачи надо будет сделать в этом проекте. Задачи можно записать тут же в чек-листе.

Потом для первой задачи создаём карточку в списке В работе. Назначаем ответственного и дедлайн. Ответственный выполняет задачу. Возможно, карточка попадёт в Лист ожидания на какое-то время.

Когда задача сделана, карточка отправляется в список Решено. Когда сделаны все задачи по проекту и проект завершён, то карточка проекта переносится в список Решено. Можно поставить ей метку Проект, чтобы потом было просто посмотреть, какие проекты мы сделали.

• q — оставить на доске только те карточки, к которым вы прикреплены. Повторное нажатие возвращает все карточки обратно.

Навести курсор на карточку и нажать:

Т.к. чаще всего общение и обсуждение происходит ВКонтакте в наших основных диалогах добавлен бот, который распознаёт команды, позволяющие не выходя из ВК создать карточку в Trello.

Чтобы добавить карточку-задачу в Список следующих дел — команда !задача

Результат:

Чтобы добавить карточку в список INBOX — команда !идея.

Результат:

1. дела делаются;
2. у нас всё под контролем и ничего не проёбывается;
3. все знают, что им надо делать;
4. все знают, что делают другие;
5. у нас есть список того, что мы сделали за последний месяц, семестр, год, созыв студсовета.