Про ночную переписку
Студсовет ПМ-ПУ очень продолжительное время (почти 9 месяцев) выбивал помещение для своей работы. Когда после нескольких безуспешных попыток помещение для нас было найдено, требовалось его официальное закрепление. С этим вопросом мы обратились к Елене Григорьевне Черновой (первый проректор).
Так как к 12 декабря нам не ответили и вопрос тянулся уже очень долго, мы решили поинтересоваться, не забыли ли про наш вопрос. Написали ещё одно письмо 14 декабря. Ответ от проректора пришёл в 2 часа ночи 15-го декабря.
И это первый важный момент, который следует зафиксировать из этой истории. За время работы в студсовете мы неоднократно сталкивались с тем, что должностные лица работают не только днём, но и ночью. Второй важный момент – мало кому нравится, когда ему напоминают о прошлёпанных дедлайнах или «стоят над душой». Это не значит, что вам не надо напоминать должностным лицам о просроченных дедлайнах или, что не надо стоять на душой. Это значит, что надо эти психологические обстоятельства учитывать и использовать с умом.
Обрадовавшись, что про нас не забыли, я почти сразу настрочил ответ.
На что получил не вполне обоснованную предъяву о том, что негоже задавать вопросы проректору в 2 часа ночи.
Дабы не нагнетать, я решил извиниться.
На самом деле, я не вижу ничего предосудительного в том, чтобы писать на почту в 2 часа ночи, особенно если это ответное письмо. Всё же электронная почта это достаточно деликатный вид коммуникации, который не врывается в личное пространство человека, в отличии, например, от телефонного звонка или смс. Абсолютное большинство людей не ставят на новые письма звуковые уведомления, а проверяют почту пару раз за день. Поэтому принцип работы с почтой такой: я пишу, когда удобно мне, адресат читает и отвечает тогда, когда удобно ему.
Отличия в скорости и деликатности различных способов коммуникации стоит учитывать при взаимодействии с людьми. Проиллюстрирую это обширной цитатой из книги Девида Алена про систему GTD:
Делегирование — это не всегда поручение задачи подчиненному. Вы можете решить: «Этим вопросом должна заняться клиентская служба», или «Нужно, чтобы на это взглянул босс», или «Стоит спросить мнение родителей».
Делегировать можно следующими способами:
- отправить нужной стороне электронное письмо;
- отправить материалы нужному человеку вместе с сопроводительным письмом;
- отправить текстовое сообщение или оставить сообщение с помощью голосовой почты;
- внести этот пункт в свой список, чтобы обсудить его при следующей встрече с нужным человеком;
- непосредственно поговорить с человеком лично, по телефону, при помощи SMS.|
Хотя возможны все варианты, я бы рекомендовал (за редкими исключениями) пользоваться ими в приведенном порядке: сверху вниз.
Электронная почта — самый быстрый способ коммуникации; переписка сохраняется, а адресат может заняться ею, когда ему удобно.
Далее следуют сопроводительные письма, потому что они так же легко и быстро встраиваются в систему, а у получателя остается физическое напоминание о том, что нужно сделать. Иногда бывает удобно лично передать необходимые материалы; как и в случае с электронной почтой, человек ознакомится с ними, когда у него будет время.
Вполне эффективны голосовая почта и текстовые сообщения, ими пользуются многие специалисты. Однако в этих случаях необходимо отслеживать процесс, чтобы избежать случайного недопонимания или путаницы.
Следующий вариант — сделать себе напоминание обсудить этот вопрос с нужным человеком при личной встрече. Это бывает необходимо ввиду характера вопроса: если он слишком деликатный или имеются какие-то подводные камни. Минусом в этом случае является то, что до следующей встречи с нужным вам человеком никаких продвижений в решении вопроса не будет.
Нежелательно, чтобы вы и человек, которому вы хотите делегировать свой вопрос, прерывались и оставляли текущие дела, чтобы обсудить вашу задачу. Это будет быстро, но нарушит и ваш, и его рабочий процесс. К тому же у этого варианта такой же недостаток, как и у голосовой почты: разговор не фиксируется письменно.
— Александр Савченко 2022/11/22 18:33 Хотел не согласиться. Писать ночью даже на емейл уже на мой взгляд не стоит ибо уведомления как раз-таки у многих стоит на телефонах. Иногда важные письма могут приходить и ночью
а так же когда ты часто не на рабочем месте (что часто практикуется у старших должностей) у тебя уведомления стоят и на личном телефоне, чтобы не пропустить важные сообщения
тут у тебя случай когда Чернова написала первой, но на мой взгляд стоило просто отложить письмо на утро