Вероятно, если вы впервые зашли на Трелло доску СС, то увиденное вас немного шокировало. С непривычки доска выглядит монструозно и совершенно не вызывает никакого желания разобраться, что там происходит.

Вот, скорее всего неполный список причин из-за которых трелло выглядит огромной свалкой:

1. отсутствуют общие принципы работы с доской;
2. доска очень давно не расчищалась;
3. там действительно очень много информации;

Эта страничка позволит с одной стороны задаёт общие принципы работы с доской, а с другой объясняет структуру того, как устроена система. Но прежде чем перейти к описанию, необходимо ответить на важный вопрос

Есть ряд типовых проблем с которыми сталкиваются все студсоветы, в том числе студсовет ПМ-ПУ. Ниже некоторые из них:

Некоторые вопрос тянутся не решаются очень-очень долго, например, принятие Порядка учёта мнения Студсовета, или Ремонт дискозала в 20-ых общежитиях, или Открытие дополнительного КПП в сторону Ленты и пр. В итоге новые активисты не знают, какие попытки и зачем предпринимали их предшественники, на какие преграды наткнулись, какие ответы получили и пр.

Многие дела не делаются по одному из следующих сценариев:

• обсудили задачу, но не назначили конкретного ответственного или сроки;
• обсудили, чётко сформулировали задачу, назначили ответственного и дедлайны, а потом просто забыли, что это надо было сделать;
• назначили ответственного и дедлайны, но мы забыли проконтролировать, а он просто слился;
• одна из подзадач была в том, чтобы спросить что-то у админы. А потом в потоке дел забыли, что нам должны ответить, а должностное лицо забыло/забило;
• ответственный просто забыл о задаче, т.к. помимо неё у него ещё 10 других задач и постоянно сыпятся новые задачи.

Кто-то (почти) ничего не делает, а кто-то загружен по самое не хочу.

Представляется, что ведение внутренней организационной системы в Трелло позволит решить все три проблемы. Кроме того, Трелло это одна из стандартных система организации командной работы. Т.е. работая с Трелло в Студсовете ты делаешь вклад в своё личное развитие, прокачивая hard (работа в Трелло, автоматизация действий, написание скриптов) и soft (умение работать в команде, организованность, дисциплинированность) скилы.

Доска Студсовета состоит из нескольких списков. Я заштриховал их на рисунке ниже.

Сейчас этих списков 14 штук. И это очень много, думаю часть их них надо убрать на отдельную справочную доску. Но это позже, а пока расскажу о самых главных пяти списках.

Входная дверь нашей системы. В этот попадает большинство новых карточек. Например, когда появилась какая-то идея, что можно сделать СС. Или проект, который надо обсудить. Или ещё что-то, что вы хотите добавить в Трелло, но не знаете куда конкретно это положить.

Это два списка, где записаны все проекты, которыми мы сейчас занимаемся.

Проект (в рамках нашей системы) – любое дело, которое состоит из более чем одной задачи.
Задача – конкретное действие которое может выполнить один человек за один присест.

Понятно, что это деление довольно условное и некоторые дела можно рассматривать одновременно и как проект и как задачу. Не стоит особо над этим запариваться.

Для наглядности, приведу такой пример:

Создать базу знаний Студсовета ПМ-ПУ – это типичный проект, т.к. в нём очевидно будет очень много задач, которые могут выполнять разные люди.

Задачи внутри этого проекта могут быть, например, такие:

• выбрать движок для сайта
• купить домен
• написать заметку про Историю Студсовета ПМ-ПУ

С другой стороны, эти задачи можно было бы назвать проектами и внутри их выделять задачи.

Типичная задача: Отправить файл с вопросами от студентов А.Ю. Утешеву

На картинке ниже примеры проектов УНК и Студсовета, которые уже есть в системе.

Кстати, обратите внимание, что все списки состоят из карточек. Тут правило простое: Один проект(задача) – одна карточка.

Это дублирующие списки. От одного из них надо избавиться. В этих списках в идеале должны храниться карточки с отдельными задачами, которые сейчас находятся в работе.

Основные правила работы с карточками-задачами:

1. Название карточки-задачи – краткая формулировка задачи, содержащая глагол. Желательно, чтобы по названию было сразу понятно, что надо сделать.
2. У каждой карточки-задачи должен быть ответственный человек, т.е. тот, кто эту задачу выполняет.
3. Желательно, чтобы у каждой карточки-задачи был указан срок к которому эта задача должна быть сделана.

В описании карточки можно чуть подробнее расписать задачу для ответственного. В карточку можно и нужно добавлять всякие материалы для выполнения задачи. В комментарии стоит описывать свой прогресс по выполнению задачи. Не надо писать каждый чих, помечайте только основные моменты.

Когда задача выполнена карточку надо переместить в

Список, куда попадают карточки завершённых задач. Правило одно: выполнил задачу – перенеси карточку в список Решено.

В этот список попадают карточки-задачи, которые завязаны на других людей и внешние процессы.

Правила работы с листом ожидания:

1. когда добавляешь сюда карточку, добавь в её название сегодняшнюю дату. Так сразу будет видно с какого момента мы находимся в режиме ожидания.

Например, надо нам получить канцелярку для нужд СС. Мы создали карточку «Отправить ТВ письмо со списком канцелярки для СС», назначили её Саше с дедлайном 28 ноября. Получилась вот такая карточка:

Саша, допустим, 27 ноября составил список канцелярки и отправил письмо ТВ. В этот момент карточка «подвисает». Мы всё от нас зависящее сделали, но дело ещё не выполнено. Поэтому Саша изменяет название карточки на «Отправить ТВ письмо со списком канцелярки для СС (27.11.22)» и переносит её в Список Лист ожидания. Дополнительно, чтобы себе напомнить он сдвигает дедлайн по задаче на 10 декабря. Получается вот такая карточка:

Теперь, если ТВ долго не будет отвечать, то Саше придёт оповещение 10 декабря и он ей напомнит об этом в вк или повторным письмом.

Но, допустим, Саша приболел/забыл/пропустил оповещение из-за сессии. Тогда на ближайшем заседании Костя/Настя может посмотреть список и обратить внимание, что мы ждём ответ от ТВ с 27 ноября. И пора бы уже напомнить ТВ про эту просьбу. Вуаля, задача не проёбана!

Кроме того, в конце заседания Костя может открыть список следующих дел и продвигаясь по карточкам спрашивать присутствующих почему не сделана та или иная задача. И не надо сидеть и вспоминать, кому и что было поручено. С другой стороны, если все всё сделали, то можно пройтись по списку проектов и назначить новые задачи всем активистам.

Итого:

1. дела делаются;
2. у нас всё под контролем и ничего не проёбывается;
3. все знают, что им надо делать;
4. все знают, что делают другие;
5. у нас есть список того, что мы сделали за последний месяц, семестр, год, созыв студсовета.